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Cómo crear horarios de mantenimiento de rutina equilibrados y eficientes

Horarios de mantenimiento rutinario

Como profesionales en el negocio de la gestión de procesos vitales que mantienen en funcionamiento varias industrias, ya sabemos que un plan de mantenimiento programado proactivo es fundamental para el éxito de esas industrias.

Según el tamaño, la escala y la complejidad de las operaciones que supervisa, su plan de mantenimiento general será una combinación de mantenimiento de rutina, predictivo y preventivo. Tal vez incluso mantenimiento de ejecución o mantenimiento correctivo. Pero en el contexto de esta discusión, me centraré en el mantenimiento de rutina.

Este tipo de mantenimiento se refiere a las tareas básicas a pequeña escala llevadas a cabo de forma regular para mantener el mantenimiento general de la entidad que administra. Los trabajos de mantenimiento de rutina se pueden programar para que ocurran a diario, semanalmente, mensualmente, dos veces al año, etc.

Los pasos para crear programas de mantenimiento de rutina equilibrados

Al principio, crear su horario estándar de mantenimiento de rutina puede no parecer un gran problema. Pero crear uno que sea equilibrado (y posteriormente eficiente) requiere un enfoque meticuloso y centrado en los datos.

Si no tiene un plan basado en datos confiables, programará revisiones de mantenimiento con demasiada frecuencia o demasiado lejos. En el primer caso, perderá el tiempo de su técnico en trabajos innecesarios, mientras que en el segundo caso tendrá que lidiar con tiempos de inactividad innecesarios.

Y es realmente importante contar con un cronograma eficiente si desea implementar con éxito un buen plan de mantenimiento preventivo.

Según mi experiencia, hay muchos pasos que se unen para crear un buen plan de planificación de mantenimiento. El orden de los pasos puede variar de una organización a otra, pero siempre prefiero que todo el proceso comience con una comprensión clara de sus objetivos de mantenimiento y las estrategias particulares que desea tomar para alcanzar esos objetivos.

Después de eso, necesita su inventario de activos: un catálogo de cada pieza del equipo en el sistema. Su inventario debe ser lo más comprensible posible y requerirá una inspección física y actualizaciones frecuentes cuando se agreguen o eliminen equipos nuevos de su organización.

Esta información eventualmente formará el núcleo de sus operaciones de mantenimiento. Según los datos de su inventario, puede obtener una idea inmediata del estado de cada equipo y los estándares de rendimiento que puede esperar en función de la edad y la condición.

Desde allí, querrás:

1. Proceda a asignar tareas de mantenimiento preventivo con una frecuencia de mantenimiento para cada activo (generalmente basado en las recomendaciones del fabricante)

2. Decida quién en su equipo de mantenimiento está gestionando qué

Tampoco es una mala idea comprobar qué tipo de formación adicional necesitará su equipo, y qué herramientas y recursos tiene a su disposición.

Una vez que se haya ordenado todo lo anterior, puede cargar la información en el software de mantenimiento seleccionado.

El papel de CMMS en los programas de mantenimiento

Aunque podría ser un poco parcial, creo que un CMMS moderno (sistema de administración de mantenimiento computarizado) es integral para el éxito de cualquier estrategia de mantenimiento preventivo (que se basa en los programas de mantenimiento de rutina).

A veces me pregunto cómo los establecimientos de hoy en día todavía esperan ejecutar sus operaciones de manera fluida y rentable sin aprovechar las soluciones de mantenimiento avanzadas. En cualquier caso, dependiendo del software que elija, todo lo que se requiere para iniciar el proceso es ingresar los datos que ha recopilado hasta el momento.

Hay muchas razones diferentes para usar un CMMS, pero al observarlo solo desde el ángulo de programación, los operadores pueden crear y programar PM rápidamente, cargar imágenes, notas, manuales de usuario y otra información sobre cada activo en el software. Este es un ahorro de tiempo absoluto y es una fuente de datos inestimable en una fecha posterior.

El CMMS generará órdenes de trabajo programadas con instrucciones específicas para los miembros correctos de su equipo de mantenimiento. A medida que se completa cada tarea, es una oportunidad para capturar información relevante (como una imagen del estado actual del elemento o el tiempo empleado) y volver a ingresarlos en el software con fines de generación de informes históricos. Este proceso puede hacerse fácilmente desde la comodidad del teléfono o tableta de un técnico.

Si observa el historial de mantenimiento y otros informes, se dará cuenta rápidamente de que su cronograma inicial podría mejorarse. Así que ajuste la programación según sea necesario y luego enjuague el siguiente trimestre, y repita.

Por ejemplo, imagine que su empresa es una pequeña empresa de fabricación de juguetes que produce unidades 1,000 al mes. Un repentino aumento en la demanda significa que ahora debe producir juguetes 2,000 mensualmente. Esta tendencia continúa durante meses y, aunque agradece el crecimiento adicional, aún no está listo para comprometerse a comprar nuevos equipos, por lo que simplemente ejecuta su equipo actual de forma más agresiva.

Ahora, después de meses de producir juguetes 2,000, un mes de comentarios de su CMMS muestra que las averías han aumentado y la auditoría de sus programas de mantenimiento muestra que cada vez que se produce el engrase de MP, el equipo parece no estar bien cuidado. En base a esta información, es posible que desee aumentar el servicio y la lubricación de las piezas móviles de cada semana 2 a cada semana 1 para ver si se reducen las averías inesperadas.

Durante los próximos meses, puede vigilar el equipo a través de su CMMS. Descubrirá que el servicio mejorado resolvió el problema o tendrá los datos que deberá argumentar para comprar nuevos equipos.

Las razones comunes de mantenimiento no son efectivas y cómo resolverlas

A pesar de los beneficios de los programas de mantenimiento de rutina, las empresas aún informan fallas en el proceso de uso, especialmente cuando se trata de la ejecución. He visto este problema ocurrir una y otra vez. El plan se ve bien en teoría, pero por una razón u otra, la ejecución se convierte en algo menos que una pesadilla y la organización gradualmente regresa al mantenimiento reactivo.

Entonces, ¿qué está causando estos problemas y cómo los resolvemos? Las respuestas no son exageradas y comúnmente incluyen:

1. Pobre base y estrategia de despliegue

Correr para crear un nuevo plan de mantenimiento significa que la mayoría de las veces abandonará ese plan en el futuro cercano. Antes incluso de sentarse para crear su nuevo plan de mantenimiento, ¿ha considerado la preparación de su equipo para adaptarse, la asistencia que necesitará desde fuera de su equipo de mantenimiento y otras bases que deben estar en funcionamiento desde el inicio? Algunos puntos vitales para comenzar son:

● Obtenga la aceptación de su equipo de mantenimiento: simplemente hablar con su equipo y prepararlos para el cambio significa un gran avance para obtener su apoyo y aceptación. Con su apoyo, será drásticamente más fácil implementar un nuevo plan de mantenimiento.

● Obtener la aprobación de la administración superior: si a su alta gerencia no le importa mejorar la efectividad general del departamento de mantenimiento, cambiar su plan de mantenimiento será muy difícil. Mostrando a la alta gerencia numerosos beneficios de un departamento de mantenimiento bien ejecutado usando un CMMS Hará un largo camino para obtener ese apoyo.

● Haga un paso a la vez: la mayoría de las veces, las personas muerden más de lo que pueden masticar. Comience lentamente y hágalo bien la primera vez. Si administra cientos de activos, separe su estrategia de implementación en etapas. Obtenga los activos 10 funcionando sin problemas en el departamento A y una vez que vea el éxito, muévase a los activos 10 en el departamento B.

● Entienda que esto es un maratón, no un sprint: cambiar a los programas de mantenimiento no es algo que se haga de la noche a la mañana. Mientras que algunas implementaciones pueden tomar tan solo un par de semanas, para realmente darse cuenta de los beneficios, espere pasar tiempo creando el plan de mantenimiento y optimizando el camino correcto para su organización.

2. Procesos organizacionales deficientes

Es fácil echarle la culpa al programa de mantenimiento en sí o al software que lo ejecuta, pero si profundizas más verás que el plan puede tratar de resolver un problema que simplemente no puede resolver.

Sí, un programa de mantenimiento es un recurso poderoso y una herramienta de gestión invaluable, pero no es una solución para problemas subyacentes en sus procesos. Por ejemplo, ¿sus técnicos están adecuadamente capacitados y capacitados para manejar las tareas asignadas? ¿Pueden terminar objetivamente todas sus tareas en el marco de tiempo dado? ¿Sus prácticas de mantenimiento están actualizadas y son realistas?

Si contestó no a alguna o todas estas preguntas, simplemente implementar un plan no lo ayudará. En cambio, haz que sea más fácil tener éxito por:

● Asegúrese de que las tareas se asignen a técnicos con la experiencia y los conocimientos adecuados, y que incorpore y capacite a nuevos técnicos de acuerdo con las necesidades de su instalación.

● Actualice sus prácticas de mantenimiento para incorporar recursos más modernos, por ejemplo, tabletas con software basado en la nube.

● Asegure la comunicación abierta entre los técnicos y el administrador para que pueda solucionar rápidamente los problemas de programación a medida que surjan.

3. Mala gestión continua

Si es nuevo en el uso de los programas de mantenimiento, eso significa que ha estado ejecutando sus operaciones principalmente en mantenimiento reactivo. Entonces, ¿cómo pretende manejar los cambios que vendrán al pasar del mantenimiento reactivo al de rutina?

Una de las formas más rápidas en que un programa de mantenimiento puede fallar es crearlo y enviarlo al equipo de mantenimiento para su ejecución sin ningún tipo de supervisión. Ninguna batalla sobrevive al primer contacto con el enemigo y eso también es cierto aquí. Su plan de mantenimiento deberá crecer y adaptarse a medida que se implemente, y eso requerirá su supervisión.

No se equivoque, un programa de mantenimiento de rutina u otras formas de mantenimiento planificado pueden traer muchos cambios positivos a su negocio y reducir los costos y el tiempo de inactividad significativamente, pero esto solo es posible si lo piensas lo suficiente y tienes un buen plan para que la implementación sea exitosa.

Bryan Christiansen

http://www.limblecmms.com

Bryan Christiansen es fundador y CEO de Limble CMMS. Limble es un primer software móvil, moderno y fácil de usar CMMS. Ayudamos a eliminar el estrés y el caos del mantenimiento al ayudar a los gerentes a organizar

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